Cómo hacer el inventario de un kiosco o almacén, paso a paso
Hacer inventario no es contar todo un domingo y odiar la vida. Con un orden simple se hace en pocas horas, te muestra qué mercadería se pierde y te dice qué comprar. Esta es la forma de hacerlo sin cerrar.
Para qué sirve el inventario (más allá de contar)
El inventario compara dos números: lo que tu registro dice que hay y lo que de verdad hay en las góndolas y el depósito. La diferencia entre los dos es lo que te interesa: son pérdidas por robo, roturas, vencimientos, errores de carga o ventas que nunca se registraron.
Por eso hacerlo no es solo un trámite. Es la única forma de saber cuánta plata se te va por mercadería que no ves, y de ajustar el sistema para que el stock de mañana sea confiable.
Antes de empezar: la preparación
Un inventario ordenado se decide antes de contar el primer producto:
- Elegí el momento con menos movimiento. Primera hora de la mañana o un día flojo. Si vas a contar con el local abierto, anotá lo que se venda mientras contás.
- Poné un responsable. Una sola persona lleva el registro, aunque cuenten dos o tres.
- Dividí el local en zonas. Heladeras, góndola de golosinas, bebidas, cigarrillos, limpieza, depósito. Se cuenta una zona por vez y no se pasa a la siguiente hasta cerrarla.
- Ordená antes de contar. Juntá los productos iguales y sacá lo vencido y lo roto para registrarlo aparte, como merma.
- Tené a mano un listado. Puede ser del sistema o una planilla con código, nombre y cantidad esperada.
El conteo, paso a paso
Con la preparación hecha, el conteo es mecánico:
- Contá zona por zona, de izquierda a derecha y de arriba abajo, para no saltearte nada.
- Anotá lo que contás, no lo que esperás. Si vas con el número del sistema a la vista, el ojo tiende a confirmarlo. Contá primero y comparás después.
- Escaneá el código de barras en vez de tipear cuando puedas. Es más rápido y evita errores de carga. Podés usar el celular, como contamos en cómo escanear códigos de barras con el celular.
- Cuando termines una zona, marcala como cerrada en tu listado.
- Volvé a contar lo que tenga una diferencia grande antes de aceptarla. Muchas veces es un error de conteo, no una pérdida.
Qué hacer con las diferencias
Terminado el conteo, comparás y separás las diferencias en tres grupos. Esta es la parte que más enseña:
| Tipo de diferencia | Causa probable | Qué hacer |
|---|---|---|
| Falta mercadería | Robo, venta sin registrar, error de carga de una compra | Revisá las ventas y compras de ese producto. Si no aparece, ajustalo como faltante |
| Sobra mercadería | Compra sin cargar, devolución no registrada | Buscá la factura de compra y cargala |
| Producto roto o vencido | Merma natural | Registralo como merma con el motivo, para que no se confunda con un robo |
Cada cuánto conviene hacerlo
El inventario completo cuesta horas, y por eso se hace pocas veces al año. Pero hay una forma de repartir el trabajo que da mejores resultados:
| Tipo de conteo | Qué se cuenta | Frecuencia sugerida |
|---|---|---|
| Completo | Todo el local y el depósito | 1 o 2 veces al año |
| Cíclico por categoría | Una categoría por semana (bebidas, golosinas, limpieza…) | Rotando durante el mes |
| De los que más se venden | Los 20 productos de mayor rotación | Semanal |
| De los de más valor | Cigarrillos, cargadores, bebidas alcohólicas | Semanal o quincenal |
El truco: contar lo importante más seguido
No todos los productos valen lo mismo. Un paquete de cigarrillos pesa mucho más en tu bolsillo que un caramelo. Contar seguido lo que más rota y lo que más vale detecta los problemas en días, no en meses.
Un método simple: cada vez que pasa el repositor o llega una compra, contá los 5 productos que más se llevan. Cinco minutos.
Errores que arruinan un inventario
- Vender mientras contás sin anotar. La góndola cambia y el número ya no cierra.
- Contar de memoria o a ojo. Una pila de cuatro cajas no es lo mismo que cuatro cajas llenas.
- No separar lo vencido. Si lo contás como stock bueno, el sistema te va a mostrar mercadería que no podés vender.
- Hacerlo una vez y olvidarlo. El inventario vale si el stock se mantiene después. Si el sistema vuelve a desactualizarse, repetí el conteo de lo que más vendés.
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Preguntas frecuentes sobre el inventario
¿Cuánto tarda hacer el inventario de un kiosco?
Depende de la cantidad de productos. Un kiosco chico con unos cientos de productos puede resolverse en unas pocas horas si está ordenado; un almacén con miles de productos lleva más y conviene dividirlo por zonas o categorías, en varios días.
¿Tengo que cerrar el local para hacer inventario?
No necesariamente. Podés contar por zonas con el local abierto y anotar lo que se vende mientras tanto, o elegir un horario de poco movimiento. Lo importante es no mezclar lo contado con lo que se vendió después.
¿Qué es una merma?
Es la mercadería que se pierde por causas normales: vencimiento, rotura, derrame o desperdicio. Conviene registrarla aparte de las faltantes sin explicación, porque las primeras son un costo del negocio y las segundas son una señal de alerta.
¿Cada cuánto debo hacer el inventario?
Un inventario completo, una o dos veces al año. Y entre medio, conteos cortos y frecuentes de los productos que más se venden y los de más valor, por ejemplo una vez por semana.
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