Control de stock para comercios: guía para no perder plata
Para controlar el stock, registrá lo que entra, descontá cada venta y compará periódicamente el número del sistema con lo que hay en el estante. Empezá por los productos de mayor rotación: un catálogo incompleto pero revisado sirve más que uno enorme con cantidades inventadas.
El stock no es solo una lista de cosas en la góndola: es mercadería que ya pagaste. Para que el número sea útil, anotá compras y ajustes, registrá las ventas y contá físicamente una parte del inventario con frecuencia. Si hay diferencias, investigalas antes de volver a comprar.
Los tres métodos para controlar el stock
Hay tres formas de llevar el stock en un comercio, y cada una es un salto de tiempo y de precisión respecto a la anterior.
1. El cuaderno
El método clásico: anotás lo que entra, tachás lo que sale. Funciona mientras el negocio es chico y sos el único que atiende. El problema es que no escala: se te olvida anotar, el renglón se pierde, y cuando querés saber cuánto te queda de algo, tenés que ir a contar a mano. Para un comercio que mueve cientos de operaciones por día, es inviable.
2. La planilla de Excel
Es el paso lógico del cuaderno digital. Sirve, pero tiene un límite claro: depende de que vos (o tu empleado) cargues cada movimiento. Y ahí está el problema. En la hora pico, con tres clientes en fila, nadie carga la venta en la planilla. El Excel se desactualiza y terminás igual que con el cuaderno: contando a mano a fin de mes.
3. El sistema que se descuenta solo
Un punto de venta puede descontar el stock al registrar la venta. Para que el saldo sea confiable, también tenés que cargar la mercadería que entra, las devoluciones y las correcciones del conteo físico. Si vendés por kilo, configurá esa unidad antes de cargar cantidades.
Un control semanal que podés hacer aunque estés a mil
Elegí diez productos que se venden seguido. Antes de abrir, anotá cuánto hay de cada uno; durante la semana registrá compras y ventas; al cierre, contá otra vez. La cuenta es stock inicial + entradas − ventas − otras salidas = stock esperado. Si el esperado y el contado difieren, revisá tickets, mercadería dañada y unidades de medida.
Ejemplo ilustrativo: si empezaste con 12 gaseosas, recibiste 24 y vendiste 20, deberían quedar 16. Si contás 15, hay una unidad para investigar. El ejemplo muestra el método; no representa datos de comercios de MiNegocio.
| Cuando pasa esto | Qué revisar primero | Qué registrar |
|---|---|---|
| El sistema dice que hay stock, pero la góndola está vacía | Ventas sin registrar, merma o una compra cargada dos veces | Ajuste con motivo y nuevo conteo |
| Escaneás y el producto no aparece | Código guardado, espacios o producto inactivo | Código correcto en la ficha del producto |
| La cantidad cambia raro al vender por peso | Unidad configurada y cantidad ingresada | Kilos o gramos según la unidad elegida |
Por qué el Excel te termina costando plata
El Excel no es malo. El problema es que en un comercio de mostrador, el registro manual nunca se cumple al 100%. Y cuando el registro falla, pasan tres cosas que te comen el margen:
- Faltantes que no ves: te quedás sin un producto en pleno finde porque la planilla decía que te quedaban 20 y en realidad había 3.
- Pérdidas sin detectar: un producto que se vence o un hurto interno pasan desapercibidos durante semanas porque nadie cruza números.
- Compras de más: sin datos reales de rotación, comprás de más de lo que no sale y de menos de lo que sí.
Qué tiene que tener un buen control de stock
Si vas a dejar el cuaderno y la planilla, pedí que el sistema haga estas cinco cosas:
- Descuento automático en cada venta. Sin esto, no es control de stock, es una lista.
- Alertas de stock mínimo. Configurás un mínimo por producto y te avisa antes de quedarte sin nada. Nunca más el "che, ¿quedó algo de X?" a los gritos.
- Fechas de vencimiento. Si vendés perecederos, comprobá cómo se cargan y consultan las fechas; no reemplaza revisar la mercadería físicamente.
- Valorización del inventario. Saber cuántas unidades tenés es la mitad. La otra mitad es saber cuánta plata hay parada en la góndola, al costo y al precio de venta.
- Reporte de rotación. Qué se vende mucho, qué está muerto, qué conviene dejar de comprar. Es la diferencia entre reponer a ciegas y comprar con datos.
Cómo arrancar sin volverte loco
No hace falta cargar todo el catálogo de una. Empezá por los productos que más rotan, confirmá código, precio, unidad y cantidad, y vendé algunos para ver si el saldo se descuenta como esperabas.
Si ya usás Excel, limpiá códigos duplicados y definí qué artículos se venden por unidad y cuáles por kilo antes de importarlos. Conservá una copia de la planilla original y compará una muestra con el inventario cargado.
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Preguntas frecuentes sobre el control de stock
¿Cuál es la mejor forma de controlar el stock de un comercio?
La que registra ventas y compras en el momento y se comprueba con conteos físicos. Un sistema puede descontar el stock con cada venta, pero el saldo solo es confiable si cargás entradas, mermas y correcciones.
¿Por qué el Excel termina costándome plata?
Porque hay que cargarlo a mano y siempre queda atrasado. Cuando el Excel dice una cosa y el estante otra, comprás de más, te quedás sin lo que se vende, o vendés a un precio desactualizado. El error se paga en góndola.
¿El control de stock funciona sin internet?
Si se corta la conexión mientras usás el punto de venta, las ventas pueden quedar pendientes en ese dispositivo y sincronizarse cuando vuelve internet. Revisá esos pendientes antes de cambiar de equipo y verificá que el stock final coincida.
¿Qué tiene que tener un buen control de stock?
Que se descuente solo en cada venta, que te avise cuando un producto se está por acabar, que maneje muchos productos sin ponerse lento y que puedas cargar la mercadería que entra por compra. Sin eso, es solo una lista que envejece.
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