Cómo importar productos desde Excel con códigos de barras, precios y stock
Para importar productos desde Excel, prepará una fila por artículo y columnas claras para código, nombre, precio, costo, stock y unidad. En MiNegocio podés cargar archivos XLSX o CSV desde Inventario. Revisá una muestra del resultado antes de usar el catálogo para vender.
Antes de importar una lista del proveedor o de otro sistema
Una planilla de un proveedor puede traer el precio por bulto, un código interno y una columna de disponibilidad que no representa tu stock. No conviene subirla directamente sin entender cada dato. Trabajá sobre una copia y mantené el archivo original.
Si ya tenés productos en MiNegocio, exportá el inventario antes de importar cambios. La exportación te sirve de referencia para comparar nombres, precios, unidades y códigos. Una importación puede actualizar productos existentes: no es solamente una forma de agregar artículos nuevos.
| Columna | Qué debería contener | Error a evitar |
|---|---|---|
| codigo | Código de barras o identificador estable, guardado como texto | Notación científica, ceros iniciales perdidos o códigos repetidos |
| nombre | Marca y presentación que permitan reconocer el artículo | Usar el mismo nombre para envases distintos |
| precio y costo | Importes por la unidad que vas a vender | Confundir costo del bulto con costo de una unidad |
| stock y stock_minimo | Cantidad disponible y mínimo para reponer | Usar la disponibilidad del proveedor como stock propio |
| categoria y unidad | Agrupación del producto y unidad, por ejemplo unidad o kg | Marcar por unidad algo que se vende por peso |
Cómo conservar bien los códigos de barras en Excel
Definí la columna de códigos como texto antes de pegar los datos. Un código identifica al producto; no es una cantidad con la que tengas que hacer cuentas. Si Excel lo transforma en un número largo, puede mostrarlo con una E o perder ceros al principio.
Si el archivo ya quedó alterado, compará los códigos con el envase o con la fuente original. Cambiar el formato de la celda después no recupera dígitos que se hayan perdido. Antes de importar cientos de filas, escaneá algunos productos y compará los dígitos con la planilla.
Para un artículo sin código de barras, usá un identificador propio y estable. Reutilizá ese mismo código cuando lo actualices: si lo cambiás cada vez, podés terminar con dos fichas del mismo producto.
Paso a paso para cargar el archivo en MiNegocio
- Descargá la plantilla desde Inventario o tomá como referencia la exportación de tus productos. La plantilla incluye codigo, nombre, precio, costo, stock, stock_minimo, categoria y unidad.
- Ordená el archivo. Usá encabezados en la primera fila, sin títulos decorativos ni celdas combinadas. En XLSX, dejá activa la hoja con los productos: esa es la que se lee.
- Revisá importes y unidades. Confirmá si cada valor corresponde a una unidad, un kilo o un bulto. No cargues cantidades aproximadas como si fueran un conteo real.
- Importá una tanda pequeña de los productos que realmente vas a usar. Comprobá nombres, códigos, precios y cantidades. Después seguí con el resto evitando repetir artículos ya cargados con otro código.
- Leé el resultado de la importación. Si hay filas con error, corregí esas filas antes de volver a cargar. No asumas que todo entró porque algunas se procesaron.
- Buscá y escaneá una muestra. Verificá en Inventario y en el punto de venta que el código trae el artículo correcto.
Qué pasa si el producto ya existía
MiNegocio identifica los productos existentes por su código. Cuando encuentra el mismo, puede actualizar datos como nombre, precio, costo, categoría y unidad. Por eso, para actualizar una lista existente, partí de una exportación completa y no elimines columnas sin revisar cómo quedarán esos datos.
El stock de los productos existentes se conserva durante esta importación. El stock del archivo se usa como cantidad inicial para productos nuevos. Si recibiste mercadería de un artículo ya cargado, registrá la compra o el ajuste correspondiente; reimportar una lista no suma esa entrada al stock.
Ejemplo ilustrativo: un producto ya tiene 8 unidades y el archivo dice 20. Al actualizarlo por su mismo código, esta importación no convierte esas 8 en 20. Si recibiste 12 unidades, registrá esa entrada por el flujo de mercadería correspondiente.
El control final antes de vender
Elegí artículos de distintas categorías y alguno por peso si trabajás con ese tipo de venta. Compará código, descripción, presentación y precio con la fuente original. Un producto con nombre correcto y unidad incorrecta puede funcionar mal al cargar una cantidad fraccionaria.
Si querés publicar después un catálogo web, revisá primero esta carga: los clientes verán los datos de los productos que selecciones para mostrar. Podés seguir la guía de catálogo con pedidos por WhatsApp cuando el inventario ya esté revisado.
Preguntas frecuentes sobre importar productos
¿Puedo importar Excel y CSV?
Sí. El importador admite XLSX y CSV. Prepará una fila de encabezados y una fila por producto; en XLSX se lee la hoja activa del archivo.
¿Importar otra vez el Excel suma las cantidades?
No para productos que ya existen con el mismo código: su stock se conserva. El archivo define el stock inicial de los artículos nuevos. Registrá las entradas de mercadería por el flujo correspondiente.
¿Cómo evito productos duplicados?
Usá un código estable por artículo, revisá los repetidos dentro del archivo y compará con el catálogo existente. No cambies los códigos para corregir nombres o precios.
¿Puedo cargar productos por kilo?
Sí. Configurá la unidad como kg y revisá cantidades, precios y costos por kilo antes de importar. No uses cantidad de paquetes si la venta descuenta kilos.
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